시간 관리? X까! 6년차 PM의 생존 도구 5가지

시간 관리? X까! 6년차 PM의 생존 도구 5가지

솔직히 말해서, 시간 관리 강의? 뻔한 소리. '우선순위' 정하라고? 우선순위 아닌 일이 어딨어? PM은 멀티태스킹의 신이 되어야 하는 숙명을 타고났다. 야근은 당연하고, 주말에도 메일 확인하는 게 일상이지. (물론, 워라밸 챙기는 PM 존경합니다. 저는 글렀어요.)

그래서, 시간 관리 '꿀팁' 같은 건 없다. 다만, 조금이라도 덜 고통받기 위해, 효율을 극대화하기 위한 '생존 도구'는 있다. 디자이너 시절 감각과 6년 동안 구른 경험을 바탕으로, AI 스타트업에서 살아남기 위해 내가 쓰는 5가지 도구를 공개한다. 당신의 PM 라이프에 조금이나마 도움이 되길 바라며.

1. Asana: 혼돈의 카오스를 질서정연하게

수많은 프로젝트, 끝없는 태스크, 데드라인 알람... Asana 없이는 하루도 버틸 수 없다. 솔직히 처음엔 귀찮았다. 엑셀로도 충분하다고 생각했지. 하지만 프로젝트 규모가 커지고, 팀원이 늘어나면서 Asana의 중요성을 깨달았다. (물론, Jira 쓰는 개발팀에선 어쩔 수 없이 Jira도 쓴다. 🤬)

• 왜 쓰는가?
  • 가시성 확보: 전체 프로젝트 진행 상황을 한눈에 파악 가능. 누가 뭘 하고 있는지, 뭐가 딜레이되고 있는지 바로 보인다.
  • 협업 효율 증대: 팀원 간 협업, 커뮤니케이션이 Asana 내에서 이루어지므로, 메일 폭탄에서 해방.
  • 책임 소재 명확화: 각 태스크 담당자, 데드라인 명확하게 설정. 누가 딴소리하면 Asana 링크 던져주면 된다.

실천 가이드:

• 템플릿 활용: Asana 템플릿 라이브러리 적극 활용. 비슷한 프로젝트는 템플릿 복사해서 빠르게 시작.
• 커스텀 필드: 프로젝트 성격에 맞는 커스텀 필드 추가. 예를 들어, '우선순위', '영향도', '비용' 등을 설정하여 관리 효율 극대화.
• 자동화 규칙: 반복적인 작업은 자동화 규칙 설정. 예를 들어, 특정 태스크가 완료되면 다음 담당자에게 자동으로 할당되도록 설정.

2. Notion: 지식 창고이자 워크스페이스

Notion은 단순한 메모 앱이 아니다. 프로젝트 관리, 문서 정리, 팀 위키 등 다양한 용도로 활용 가능한 '만능 도구'다. 나는 Notion을 지식 창고이자 워크스페이스로 사용한다. 흩어져 있는 정보들을 Notion에 모아두고, 필요할 때마다 꺼내 쓴다. (가끔 너무 많이 넣어둬서 찾는 게 힘들 때도 있지만...)

• 왜 쓰는가?
  • 정보 집중화: 프로젝트 관련 문서, 회의록, 아이디어 등을 한 곳에 모아 관리. 정보 검색 시간 단축.
  • 팀 협업 강화: 팀원들과 함께 문서를 편집하고, 의견을 공유하며 협업 가능. 워드 파일 주고받는 끔찍한 경험에서 해방.
  • 개인 생산성 향상: 개인적인 메모, 할 일 목록, 독서 노트 등을 Notion에 정리하여 생산성 향상. (자기계발 덕후 아님. 그냥 살아남으려고 발버둥치는 것뿐.)

실천 가이드:

• 데이터베이스 활용: Notion 데이터베이스 기능을 활용하여 프로젝트 관리, 할 일 관리, 고객 관리 등을 체계적으로 수행.
• 템플릿 적극 활용: Notion 템플릿 갤러리에서 다양한 템플릿을 찾아 활용. 나만의 템플릿을 만들어 공유.
• 단축키 숙지: Notion 단축키를 숙지하여 작업 속도 향상. (⌘/Ctrl + / 로 명령어 검색하는 건 기본!)

3. Clockify: 시간 기록, 그 이상의 의미

Clockify는 무료 시간 추적 도구다. 프로젝트별, 태스크별로 소요 시간을 기록할 수 있다. 처음에는 '이걸 왜 해야 하나' 싶었다. 하지만 데이터를 쌓아보니, 내 시간 사용 패턴을 파악하고 개선하는 데 큰 도움이 됐다.

• 왜 쓰는가?
  • 시간 사용 패턴 파악: 어떤 프로젝트에 얼마나 시간을 쓰는지, 어떤 태스크에 시간을 낭비하는지 파악 가능.
  • 업무 효율 개선: 시간 낭비 요인을 파악하고 개선하여 업무 효율 향상. (딴짓하는 시간을 줄이라는 뜻.)
  • 정확한 견적 산출: 프로젝트 소요 시간을 정확하게 기록하여, 다음 프로젝트 견적 산출에 활용.

실천 가이드:

• 프로젝트 & 태스크 세분화: 프로젝트와 태스크를 최대한 세분화하여 기록. 그래야 정확한 데이터 분석 가능.
• 꾸준한 기록 습관: 매일 꾸준히 시간을 기록하는 습관을 들여야 의미 있는 데이터 확보 가능.
• 데이터 분석 및 활용: Clockify에서 제공하는 리포트를 분석하여 시간 사용 패턴을 파악하고, 개선 방안 모색.

4. Krisp: 집중력 향상, 소음 제거 마법

Krisp는 AI 기반 노이즈 캔슬링 앱이다. 온라인 회의, 화상 통화 시 주변 소음을 제거하여 상대방에게 깨끗한 음성을 전달할 수 있다. 시끄러운 카페에서 일하거나, 집에서 아이가 울 때 특히 유용하다. (육아와 업무 병행하는 PM들 존경합니다. 저는 아직 솔로입니다.)

• 왜 쓰는가?
  • 집중력 향상: 주변 소음을 제거하여 업무 집중력 향상. (시끄러운 사무실에서 살아남기 위한 필수템.)
  • 원활한 커뮤니케이션: 깨끗한 음성으로 회의에 참여하여 원활한 커뮤니케이션 가능.
  • 프로페셔널한 인상: 깔끔한 환경에서 회의에 참여하여 프로페셔널한 인상 심어주기.

실천 가이드:

• Krisp 설정 최적화: 자신의 환경에 맞게 Krisp 설정 최적화 (마이크 감도, 노이즈 캔슬링 강도 등).
• 단축키 활용: Krisp 단축키를 활용하여 빠르게 음소거/음소거 해제.
• 무료 평가판 활용: Krisp 무료 평가판을 사용해보고, 유료 구독 여부 결정.

5. AI 기반 글쓰기 도구 (Copy.ai, Jasper 등): 아이디어 발전 및 초안 작성

디자이너 출신 PM으로서, 글쓰기는 여전히 숙제다. 보고서 작성, 이메일 작성, 심지어 슬랙 메시지 하나 보내는 것도 고민될 때가 많다. 이럴 때 AI 기반 글쓰기 도구를 활용한다. 완벽한 문장을 만들어주진 않지만, 아이디어를 발전시키고 초안을 작성하는 데 큰 도움이 된다. (물론, 결과물은 꼼꼼하게 검토해야 한다. AI가 쓴 글은 어딘가 어색하다.)

• 왜 쓰는가?
  • 아이디어 발전: 막막할 때, AI가 제시하는 다양한 아이디어를 참고하여 영감 얻기.
  • 초안 작성 시간 단축: AI가 생성한 초안을 기반으로 빠르게 글 작성.
  • 문장력 향상: AI가 제시하는 문장 구조, 표현 방식 참고하여 문장력 향상.

실천 가이드:

• 다양한 템플릿 활용: AI 글쓰기 도구에서 제공하는 다양한 템플릿 활용 (이메일, 블로그 포스트, 광고 문구 등).
• 프롬프트 엔지니어링: 원하는 결과물을 얻기 위해, AI에게 적절한 프롬프트 제공.
• 결과물 꼼꼼한 검토 및 수정: AI가 생성한 결과물을 맹신하지 말고, 꼼꼼하게 검토하고 수정.

🚀 당신의 PM 라이프, 레벨 업! 🚀

지금까지 6년차 PM의 생존 도구 5가지를 소개했다. 이 도구들이 당신의 PM 라이프를 획기적으로 바꿔줄 거라고 장담할 수는 없다. 하지만, 조금이라도 효율을 높이고, 스트레스를 줄이는 데 도움이 될 거라고 믿는다. (그리고 제발 야근 좀 줄이자.)

자, 이제 당신의 차례다. 위에 소개된 도구들을 직접 사용해보고, 자신에게 맞는 도구를 찾아보자. 그리고 댓글로 당신의 경험을 공유해달라. 함께 성장하는 PM 커뮤니티를 만들어보자! 내 블로그의 다른 글 보기.