시간 도둑 막는 PM의 5가지 무기: AI 시대 생존 시간 관리법

시간 관리? 웃기지 마라. PM에게 시간은 쥐어짜도 안 나오는 엿 같은 존재다. 회의, 보고서, 예상치 못한 이슈… 하루가 어떻게 흘러가는지도 모르게 증발한다. 6년 동안 온갖 삽질을 해본 결과, '시간 관리'라는 허울 좋은 말에 현혹되지 않고 내 시간을 지키는 몇 가지 방법들을 찾았다. 디자인 감각으로 무장하고 AI 스타트업에서 구르는 PM으로서, 솔직히 말해 이건 생존 전략이다.

1. 뇌 비우기: Notion, 단순한 메모 앱이 아니다. 두뇌 OS다.

Notion? 다들 알 거다. 근데 제대로 쓰는 사람은 드물다. Notion은 단순한 메모 앱이 아니라, 두뇌를 아웃소싱하는 OS다. 머릿속에 떠도는 생각, 회의 내용, 아이디어, 할 일… 싹 다 Notion에 쏟아낸다. 중요한 건 '정리'가 아니라 '비우기'다. 생각의 꼬리가 꼬리를 물고 늘어지는 걸 막는 게 핵심이다.

• 실천 가이드:
  • Inbox 페이지: 일단 모든 걸 Inbox에 던져 넣는다. 링크, 텍스트, 이미지… 가리지 않고 다 담는다. 마치 블랙홀처럼.
  • 템플릿 활용: 괜히 디자인 감각 뽐내려 하지 마라. Notion에서 제공하는 템플릿을 적극 활용한다. 특히 프로젝트 관리, 회의록 템플릿은 신이다.
  • 관계형 데이터베이스: 이게 Notion의 진짜 힘이다. 프로젝트, 작업, 담당자, 마감일… 모든 정보를 연결해서 관리한다. 엑셀은 이제 버려라. 복잡한 데이터도 한눈에 파악할 수 있다.
  • AI Summarize: 회의록 요약, 긴 문서 요약에 AI Summarize 기능을 적극 활용한다. 시간 단축 효과는 상상 이상이다. (물론 100% 신뢰는 금물. 꼼꼼한 검토는 필수)

2. 우선순위 폭격: Eisenhower Matrix, 닥치고 실행하게 만드는 마법

아이젠하워 매트릭스? 중요도 vs 긴급도? 뻔한 이야기 같지? 문제는 실천이다. 중요한 건 '분류'가 아니라 **'선택과 집중'**이다. 모든 일을 다 잘하려고 발버둥 치는 건 시간 낭비다. 정말 중요한 일에 집중하고, 나머지는 과감하게 버리거나 위임해야 한다.

• 실천 가이드:
  • 매일 아침 매트릭스 작성: 하루를 시작하기 전에, 그날 해야 할 일을 매트릭스에 배치한다. 5분이면 충분하다.
  • '중요 & 긴급' 영역부터 공략: 당연한 소리지만, 가장 중요하다. 이 영역에 있는 일은 무조건 오늘 안에 끝낸다.
  • '중요 & 비긴급' 영역은 스케줄링: 미래를 위한 투자다. 이 영역에 있는 일은 반드시 스케줄에 넣고, 꾸준히 관리해야 한다. (예: 새로운 기술 학습, 전략 회의 준비)
  • '긴급 & 비중요' 영역은 위임 또는 최소화: 다른 사람에게 맡기거나, 최대한 빨리 끝낸다. 이 영역에 시간을 쏟는 건 삽질이다.
  • '비긴급 & 비중요' 영역은 삭제: 미련 없이 버린다. 당신의 시간을 갉아먹는 좀비 같은 존재다.

3. 집중력 부스터: Forest, 스마트폰 중독 치료제이자 생산성 촉진제

스마트폰? 유용한 도구이지만, 악마의 속삭임이기도 하다. 알림, SNS, 게임… 끊임없이 당신의 집중력을 방해한다. Forest는 스마트폰 중독을 막고, 당신을 숲으로 인도하는 앱이다. 나무를 심고, 그 나무가 자라는 동안 스마트폰을 내려놓는다. 나무가 죽으면 당신의 집중력도 죽는 거다.

• 실천 가이드:
  • 25분 포모도로 기법 활용: 25분 집중, 5분 휴식. 가장 기본적인 세팅이지만, 효과는 강력하다. [포모도로 기법 관련 글 링크]를 참고해서 자신에게 맞는 시간을 찾아보자.
  • 화이트리스트 설정: 집중하는 동안 사용할 앱을 미리 지정한다. 업무 관련 앱만 허용하고, 나머지는 차단한다.
  • 그룹 스터디 기능 활용: 친구들과 함께 숲을 가꾸면, 경쟁심과 협동심을 자극할 수 있다. 서로의 성장을 응원하고, 함께 목표를 달성하자.
  • Forest 앱 자체 알림 차단: 아이러니하지만, Forest 앱 자체의 알림도 집중력을 방해할 수 있다. 앱 설정에서 알림을 끄는 것을 추천한다.

4. 자동화 마법: Zapier, 반복 업무 삭제 마법사

반복적인 업무? 짜증나지 않는가? Zapier는 다양한 앱들을 연결해서 자동화하는 도구다. 예를 들어, "Gmail에 새로운 메일이 오면 Notion에 자동으로 저장", "Trello 카드 마감일이 되면 Slack으로 알림"… 코딩 없이도 클릭 몇 번으로 자동화 워크플로우를 만들 수 있다.

• 실천 가이드:
  • 자주 사용하는 앱 연결: Gmail, Slack, Notion, Trello… 자주 사용하는 앱들을 Zapier에 연결한다.
  • 간단한 Zap부터 시작: 너무 복잡한 Zap부터 만들려고 하지 마라. 간단한 Zap부터 시작해서, 점차 확장해 나가는 것이 좋다.
  • 템플릿 활용: Zapier에서 제공하는 템플릿을 활용하면, 훨씬 쉽게 Zap을 만들 수 있다.
  • AI Powered Automation: Zapier의 AI 기능을 활용하여 더욱 똑똑한 자동화 워크플로우를 구축한다. [Zapier AI 기능 관련 링크]를 참고하자.

5. AI 비서 활용: Chat GPT, 코딩 없이 뚝딱 결과물을 만들어내는 조력자

AI 시대? Chat GPT 없이는 살아남을 수 없다. 보고서 초안 작성, 아이디어 발상, 이메일 작성… Chat GPT는 당신의 시간을 절약해 주는 강력한 AI 비서다. 완벽하진 않지만, 초안을 빠르게 만들어주고, 생각의 틀을 넓혀주는 데 큰 도움이 된다.

• 실천 가이드:
  • 구체적인 프롬프트 작성: "[프로젝트 이름]에 대한 보고서 초안을 작성해 줘. 목표, 진행 상황, 문제점, 해결 방안을 포함해서."와 같이 구체적인 지시를 내린다.
  • 결과물 검토 및 수정: Chat GPT가 만들어낸 결과물을 맹신하지 마라. 반드시 검토하고 수정해야 한다. (특히 데이터는 꼼꼼하게 확인해야 한다.)
  • 다양한 페르소나 활용: Chat GPT에게 다양한 역할을 부여해 본다. "마케팅 전문가로서", "데이터 분석가로서" 등 페르소나를 활용하면 더욱 창의적인 결과물을 얻을 수 있다.
  • 지속적인 학습: Chat GPT는 계속 진화하고 있다. 새로운 기능과 활용법을 꾸준히 학습해야 한다. [Chat GPT 업데이트 정보 링크]를 참고하자.

시간 관리는 단순히 시간을 아끼는 문제가 아니다. 당신의 역량을 최대한 발휘하고, 더 나은 결과물을 만들어내는 문제다. 위에서 소개한 5가지 도구를 활용해서 당신의 시간을 지배하고, AI 시대에서 살아남아라.

지금 바로 Notion, Eisenhower Matrix, Forest, Zapier, Chat GPT를 설치하고, 당신의 시간을 되찾으세요!