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시간 도둑 OUT! 6년차 PM의 생존 시간 관리 5단계 필살기

PM, 프로젝트 매니저. 멋있어 보이는 직함 뒤에는 숨 막히는 현실이 도사리고 있다. 쉴 새 없이 울리는 슬랙 알림, 쏟아지는 회의, 예상치 못한 이슈 대응까지. 솔직히 말해서, 내 시간이 어디로 증발하는지 감도 안 잡힐 때가 많다. 디자인 감각으로 갈고 닦은 문제 해결 능력으로 AI 스타트업에서 6년을 버텼지만, 시간 관리 앞에서는 나 역시 한낱 미물일 뿐이었다. 하지만 포기할 수 없었다. 이대로는 야근 머신으로 늙어 죽을 것 같았으니까. 그래서 온갖 방법을 동원해 시간 관리 도구를 파고들었고, 드디어 생존에 필요한 5가지 필살기를 찾아냈다. 지금부터 그 비법을 낱낱이 공개한다. (광고 아님. 내 돈 주고 내가 쓴 후기임.)

1. 뇌 비우기: 'Notion' - 모든 것을 담는 블랙홀

솔직히, 머릿속에 둥둥 떠다니는 아이디어와 할 일 목록을 정리하지 않으면 아무것도 시작할 수 없다. 마치 쓰레기 더미 속에서 다이아몬드를 찾는 기분이랄까? Notion은 내 머릿속 쓰레기장을 정리해주는 최고의 도구다. 단순한 메모 앱이 아니라, 프로젝트 관리, 문서 작성, 데이터베이스 구축까지 가능한 올인원 툴이다. 디자이너 출신답게 깔끔한 UI/UX는 기본, 직관적인 사용법 덕분에 금방 익숙해질 수 있었다.

• 구체적인 활용법:
  • 프로젝트별 페이지: 각 프로젝트마다 페이지를 만들고, 관련 문서, 회의록, 할 일 목록 등을 정리한다. 덕분에 정보를 찾기 위해 헤매는 시간을 획기적으로 줄일 수 있었다. (과거 정보 찾는데 평균 30분 소요 → 현재 5분 이내)
  • 할 일 관리: Notion의 데이터베이스 기능을 활용하여 할 일 목록을 만들고, 담당자, 마감일, 우선순위 등을 설정한다. 캘린더 뷰를 활용하면 전체적인 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있다. 매일 아침, 그날 해야 할 일을 점검하는 것으로 하루를 시작한다.
  • 회의록 정리: 회의 내용을 실시간으로 기록하고, 관련 자료를 첨부한다. 회의 후 액션 아이템을 정리하고, 담당자를 지정하면 누락되는 일 없이 깔끔하게 관리할 수 있다. (과거 회의록 찾다가 멘탈 나간 적 다수…)

2. 우선순위 정하기: 'Eisenhower Matrix' - 긴급 vs. 중요

모든 일이 다 중요해 보이는가? 착각이다. 대부분의 일은 중요하지 않거나, 급하지 않다. 아이젠하워 매트릭스는 중요도와 긴급성을 기준으로 일을 4가지 영역으로 구분하여 우선순위를 정하는 데 도움을 준다. 디자이너 시절부터 습관이 된 분석적 사고 덕분에, 이 매트릭스를 활용하는 데 어려움은 없었다. (사실, 디자인 시안 우선순위 정하는 것과 별반 다르지 않다.)

• 구체적인 활용법:
  • 매트릭스 템플릿: Google 스프레드시트 또는 Notion에 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 만들고, 해야 할 일을 각 영역에 배치한다.
    • 1사분면 (긴급 & 중요): 즉시 처리해야 할 일 (예: 서비스 장애 대응, 계약 마감 임박)
    • 2사분면 (중요 & 비긴급): 장기적인 목표 달성에 도움이 되는 일 (예: 전략 기획, 역량 개발, [내부 링크: PM 역량 강화])
    • 3사분면 (긴급 & 비중요): 다른 사람에게 위임할 수 있는 일 (예: 단순 문의 응대, 자료 취합)
    • 4사분면 (비긴급 & 비중요): 제거해야 할 일 (예: 불필요한 회의 참석, 습관적인 SNS 확인)
  • 집중과 위임: 1사분면의 일에 집중하고, 3사분면의 일은 최대한 위임한다. 2사분면의 일에 시간을 투자하여 장기적인 생산성을 높인다. 4사분면의 일은 과감하게 제거한다. (유튜브 알고리즘… 너 말이야 너!)

3. 자동화 마법: 'Zapier' - 반복 업무 날려버리기

반복적인 업무는 시간 도둑과 같다. 예를 들어, 스프레드시트에 데이터를 입력하고, 이메일을 보내고, 슬랙에 알림을 보내는 일은 시간 낭비의 대표적인 예다. Zapier는 서로 다른 앱을 연결하여 이러한 반복적인 업무를 자동화하는 데 도움을 준다. PM으로서, AI 도구 활용 경험을 바탕으로 Zapier를 적극적으로 활용하고 있다.

• 구체적인 활용법:
  • 자동화 워크플로우 (Zap): Zapier에서 'Zap'이라고 불리는 자동화 워크플로우를 설정한다. 예를 들어, Google Forms에 새로운 응답이 제출되면, Zapier는 자동으로 스프레드시트에 데이터를 추가하고, 담당자에게 슬랙 알림을 보낼 수 있다. (회신 누락으로 인한 개발팀 닥달… 이제 안녕!)
  • 자주 사용하는 Zap 예시:
    • Google Forms + Google Sheets + Slack: 설문조사 결과 자동 정리 및 알림
    • Gmail + Trello: 이메일 기반 작업 자동화 (예: 특정 키워드가 포함된 이메일을 받으면 Trello 카드 생성)
    • Google Calendar + Slack: 회의 시작 전 자동 알림

4. 몰입 환경 조성: 'Focus To-Do' - 뽀모도로 테크닉

아무리 좋은 도구를 사용해도, 집중력이 없다면 소용없다. 뽀모도로 테크닉은 25분 동안 집중하고 5분 동안 휴식하는 방식으로 집중력을 높이는 데 도움을 준다. Focus To-Do는 뽀모도로 테크닉을 활용할 수 있도록 도와주는 앱이다. 디자이너 시절, 마감 압박에 시달릴 때 애용했던 방법이다.

• 구체적인 활용법:
  • 타이머 설정: Focus To-Do 앱에서 25분 타이머를 설정하고, 해야 할 일에 집중한다. 타이머가 울리면 5분 동안 휴식한다. (스마트폰은 저 멀리…)
  • 방해 금지: 25분 동안은 슬랙 알림, 이메일, SNS 등 모든 방해 요소를 차단한다. (진짜 중요한 일 아니면 다 무시!)
  • 휴식 시간 활용: 5분 동안은 스트레칭, 명상, 가벼운 산책 등으로 몸과 마음을 환기시킨다. (커피 한 잔의 여유… 중요!)
  • 통계 확인: Focus To-Do는 뽀모도로 횟수, 작업 시간 등을 기록한다. 통계를 통해 자신의 집중력 패턴을 파악하고, 시간 관리 전략을 개선할 수 있다.

5. 회의 최적화: 'Google Calendar + Agenda' - 효율적인 회의 설계

회의는 필수불가결하지만, 비효율적인 회의는 시간 낭비의 주범이다. Google Calendar와 Agenda 앱을 함께 사용하면 회의를 효율적으로 설계하고 진행할 수 있다. 특히 Agenda 앱은 회의록 작성에 특화되어 있어, 회의 후 액션 아이템을 정리하는 데 유용하다.

• 구체적인 활용법:
  • 사전 준비: 회의 전에 Google Calendar에 회의 목표, 의제, 참석자 등을 명확하게 기재한다. 관련 자료를 첨부하여 참석자들이 회의 내용을 미리 숙지할 수 있도록 돕는다. (두 번 설명하는 일 없도록!)
  • 시간 배분: 각 의제별로 시간을 배분하여 회의가 정해진 시간 안에 끝날 수 있도록 한다. (시간 초과하면 가차 없이 컷!)
  • Agenda 활용: Agenda 앱으로 회의록을 작성한다. 실시간 협업 기능을 활용하면 참석자들이 함께 회의록을 작성할 수 있다. 회의 후 액션 아이템을 정리하고, 담당자를 지정한다. (액션 아이템 누락 방지!)
  • 피드백: 회의 후 참석자들에게 피드백을 요청하여 회의 진행 방식을 개선한다. (솔직한 피드백… 환영!)

시간 관리, 삽질은 이제 그만!

위에 소개한 5가지 도구는 내가 실제로 사용하고 효과를 본 것들이다. 물론, 모든 사람에게 똑같이 적용될 수는 없다. 하지만 핵심은 자신에게 맞는 도구를 찾고, 꾸준히 실천하는 것이다. 시간 관리는 단순히 시간을 아끼는 것이 아니라, 삶의 질을 높이는 투자다. 지금 당장 시작해보자. 당신의 시간은 소중하니까. ([내부 링크: PM 커뮤니티])

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