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6년차 PM의 날 것 그대로 시간 관리: 생산성 5배 높이는 도구들

•5 min read•0 views•By Colemearchy
시간 관리생산성PMOKR칸반 보드

시간 관리? X까, 진짜는 지금부터다.

“시간 관리 잘 하세요~” 꼰대 같은 소리, 이제 그만. 6년차 PM으로서, 나는 시간 관리를 ‘잘’ 하는 게 아니라 ‘미친 듯이’ 한다. 스타트업에서 살아남으려면, 주어진 시간 안에 최대 효율을 뽑아내는 수밖에 없으니까. 솔직히 말해서, 시간 관리는 재능이 아니라 ‘기술’이다. 그리고 기술은, 배우고 갈고 닦으면 된다.

디자이너 출신 PM으로서, 나는 남들보다 조금 다른 시각으로 문제에 접근한다. 아름다움과 효율성을 동시에 추구하는 변태 같은 성격 덕분에, 생산성을 극대화하는 나만의 도구들을 발견하게 되었다. 뻔한 생산성 앱 말고, 진짜 ‘피와 땀’으로 얻어낸 5가지 도구를 공개한다. 경고: 부작용으로 야근이 줄어들 수 있음.

1. 칸반 보드: 시각적 폭격으로 뇌를 지배하라

칸반 보드? 이미 쓰고 있다고? 땡. 당신은 칸반 보드를 ‘쓰는 척’만 하고 있을 가능성이 99.9%다. 칸반 보드는 단순한 할 일 목록이 아니다. 프로젝트의 흐름을 ‘시각적’으로 보여주는 강력한 도구다. 디자이너 출신으로서, 나는 칸반 보드의 중요성을 누구보다 잘 안다. 정보를 한눈에 파악하고, 병목 현상을 즉시 감지하고, 무엇보다 ‘예쁘게’ 만들 수 있다.

  • 구체적 방법:
    • 툴: Notion, Jira, Asana (취향에 따라 선택. 나는 Notion을 선호한다. 자유로운 커스터마이징이 가능하기 때문).
    • 컬럼: To Do, In Progress, Review, Done. (기본이지만, 이걸 안 지키는 사람들이 의외로 많다).
    • 세분화: 각 컬럼을 더 세분화한다. 예를 들어, ‘In Progress’를 ‘Design’, ‘Development’, ‘Testing’ 등으로 나누면 진행 상황을 더 명확하게 파악할 수 있다.
    • 색깔: 색깔을 적극적으로 활용한다. 중요도, 담당자, 마감일 등에 따라 색깔을 다르게 지정하여 시각적인 효과를 극대화한다. 예를 들어, 마감 임박한 작업은 빨간색, 담당자가 나인 작업은 파란색 등으로 설정한다.
    • 팁: 칸반 보드는 ‘살아있는’ 도구다. 끊임없이 업데이트하고 개선해야 한다. 매일 아침, 칸반 보드를 확인하고 오늘 할 일을 명확하게 정의한다. 매주 금요일에는 칸반 보드를 리뷰하고 개선점을 찾는다.

2. OKR 프레임워크: 목표는 명확하게, 실행은 과감하게

OKR (Objectives and Key Results) 프레임워크는 목표 설정의 끝판왕이다. 목표를 명확하게 정의하고, 그 목표를 달성하기 위한 핵심 결과를 측정 가능하게 만든다. 스타트업처럼 빠르게 변화하는 환경에서는 OKR이 필수다. 방향성을 잃지 않고, 집중해야 할 일에 집중할 수 있게 해준다.

  • 구체적 방법:
    • Objective: 질적인 목표를 설정한다. 예를 들어, “고객 만족도를 극대화한다”와 같이 추상적이지만 영감을 주는 목표를 설정한다.
    • Key Results: 양적인 목표를 설정한다. Objective를 달성했는지 측정할 수 있는 지표를 설정한다. 예를 들어, “고객 만족도 점수를 5점에서 4.5점으로 향상시킨다”, “고객 이탈률을 5%에서 3%로 감소시킨다”와 같이 구체적인 숫자로 표현한다.
    • 주기: OKR은 분기별로 설정한다. 빠르게 변화하는 환경에 맞춰 목표를 조정할 수 있도록 한다.
    • 공유: OKR은 팀 전체와 공유한다. 모두가 같은 목표를 향해 나아가도록 동기부여한다.
    • 팁: OKR은 ‘도전적인’ 목표를 설정한다. 쉽게 달성할 수 있는 목표는 의미가 없다. 실패하더라도 배우는 것이 있는, 도전적인 목표를 설정해야 한다.

3. Pomodoro Technique: 집중력 풀파워 충전

뽀모도로 테크닉은 25분 집중, 5분 휴식을 반복하는 시간 관리 방법이다. 단순하지만 효과는 엄청나다. 인간은 원래 짧은 시간 동안 집중하도록 설계되어 있다. 뽀모도로 테크닉은 이러한 인간의 본성을 이용한 것이다. 장시간 집중하는 것보다 훨씬 효율적이다.

  • 구체적 방법:
    • 25분 집중: 타이머를 설정하고, 25분 동안 온전히 집중한다. 다른 생각은 절대 금지. 알람이 울리면 즉시 멈춘다.
    • 5분 휴식: 5분 동안 완전히 휴식을 취한다. 스트레칭을 하거나, 커피를 마시거나, 음악을 듣거나, 명상을 하거나… 아무튼, 일과 관련된 생각은 하지 않는다.
    • 반복: 25분 집중, 5분 휴식을 4번 반복한다.
    • 30분 긴 휴식: 4번 반복 후에는 30분 동안 긴 휴식을 취한다.
    • 툴: Forest, Tomato Timer (앱스토어에서 검색하면 수많은 앱을 찾을 수 있다).
    • 팁: 뽀모도로 테크닉은 습관을 만드는 것이 중요하다. 처음에는 힘들겠지만, 꾸준히 하다 보면 집중력이 향상되는 것을 느낄 수 있을 것이다.

4. AI 회의록 & 요약 툴: 회의 지옥에서 해방

솔직히, 회의만큼 시간 낭비인 것도 없다. 특히 스타트업에서는 불필요한 회의가 너무 많다. 하지만 회의를 완전히 없앨 수는 없다. 그렇다면, 회의 시간을 최소화하고 효율성을 극대화해야 한다. AI 회의록 & 요약 툴은 이 문제를 해결해준다. 회의 내용을 자동으로 기록하고, 핵심 내용을 요약해준다. 덕분에 회의에 100% 집중할 수 있고, 회의 후에도 빠르게 내용을 복기할 수 있다.

  • 구체적 방법:
    • 툴: Otter.ai, Fireflies.ai, Meetgeek (나는 Otter.ai를 주로 사용한다. 한국어 지원이 훌륭하기 때문).
    • 설정: 회의 전에 AI 툴을 켜고, 회의 내용을 녹음한다. 회의가 끝나면 AI 툴이 자동으로 회의록을 생성하고 요약해준다.
    • 편집: AI 툴이 생성한 회의록과 요약본을 검토하고, 필요한 부분을 수정한다. 완벽하지는 않지만, 시간을 엄청나게 절약해준다.
    • 공유: 회의록과 요약본을 팀원들과 공유한다. 모두가 회의 내용을 정확하게 이해하고, 다음 단계를 진행할 수 있도록 한다.
    • 팁: AI 툴은 학습 능력이 뛰어나다. 사용하면 사용할수록 정확도가 높아진다. 꾸준히 사용하는 것이 중요하다.

5. 구글 캘린더 & Taskade: 일정 관리 + 협업 = 시너지 폭발

구글 캘린더는 일정 관리의 기본이다. Taskade는 협업 도구다. 이 두 가지를 함께 사용하면, 개인 일정 관리와 팀 협업을 동시에 할 수 있다. 구글 캘린더에 일정을 등록하고, Taskade에 할 일을 등록하고, 이 두 가지를 연동하면… 상상 이상의 시너지를 경험할 수 있다. (내부 링크: [다른 생산성 도구 관련 포스팅 삽입 예정])

  • 구체적 방법:
    • 구글 캘린더: 모든 일정을 구글 캘린더에 등록한다. 회의, 약속, 데드라인 등… 모든 것을 기록한다. 색깔을 활용하여 일정을 구분한다. 예를 들어, 회의는 파란색, 개인적인 약속은 초록색, 데드라인은 빨간색 등으로 설정한다.
    • Taskade: 할 일을 Taskade에 등록한다. 프로젝트별로 워크스페이스를 만들고, 할 일을 목록으로 관리한다. 담당자를 지정하고, 마감일을 설정하고, 진행 상황을 추적한다.
    • 연동: 구글 캘린더와 Taskade를 연동한다. Taskade에 등록된 할 일은 자동으로 구글 캘린더에 표시된다. 덕분에, 일정을 한눈에 파악할 수 있고, 시간을 효율적으로 관리할 수 있다.
    • 팁: Taskade는 단순히 할 일 목록을 관리하는 도구가 아니다. 협업 도구로서의 기능도 뛰어나다. 팀원들과 함께 워크스페이스를 만들고, 아이디어를 공유하고, 진행 상황을 논의하고… 팀워크를 향상시키는 데 도움이 된다.

실천 가이드: 지금 당장 시작해라

이 모든 도구를 한꺼번에 사용하려고 하지 마라. 오히려 역효과가 날 수 있다. 하나씩 천천히, 자신에게 맞는 도구를 찾아라. 그리고 꾸준히 사용해라. 습관이 되면, 생산성이 눈에 띄게 향상될 것이다.

  1. 칸반 보드: 오늘 당장 Notion에 칸반 보드를 만들어라. To Do, In Progress, Review, Done 컬럼을 만들고, 오늘 할 일을 등록해라.
  2. OKR: 이번 주말에 OKR을 설정해라. 다음 분기의 Objective와 Key Results를 명확하게 정의해라.
  3. 뽀모도로: 내일부터 뽀모도로 테크닉을 사용해라. 25분 집중, 5분 휴식을 반복해라. 스마트폰 알람을 설정해라.
  4. AI 회의록: 다음 회의부터 AI 회의록 툴을 사용해라. Otter.ai를 다운로드하고, 회의 내용을 녹음해라.
  5. 구글 캘린더 & Taskade: 지금 바로 구글 캘린더와 Taskade를 연동해라. Taskade에 할 일을 등록하고, 구글 캘린더에 표시되는지 확인해라.

🚀 효율 폭발, 지금 바로 시작하세요!

지금까지 6년차 PM의 날 것 그대로 시간 관리 도구를 공유했다. 이 모든 도구들은 내가 직접 사용하면서 효과를 본 것들이다. 당신에게도 도움이 되기를 바란다. 지금 바로 시작해서, 시간을 지배하는 PM이 되어라. 더 궁금한 점이 있다면 댓글로 남겨주세요! (CTA: 댓글, 공유, 다른 글 링크)