시간 도둑과의 전쟁: 6년차 PM이 쓰는 생존형 시간 관리 도구 5가지

시간 도둑과의 전쟁: 6년차 PM이 쓰는 생존형 시간 관리 도구 5가지

솔직히 말해서, PM이라는 직업은 시간 도둑과의 끊임없는 싸움이다. 회의, 보고서, 갑작스러운 이슈 대응... 6년 동안 디자인에서 PM으로 굴러오면서 깨달은 건, 시간을 효율적으로 관리하지 못하면 그냥 갈려나간다는 거다. 특히 AI 스타트업이라는 특성상 변화 속도가 LTE급이라, 시간 관리는 선택이 아닌 필수다. 그래서 준비했다. 날 것 그대로의 경험을 바탕으로 엄선한 시간 관리 도구 5가지. 쓸데없는 미사여구는 집어치우고, 실제 사용법과 효과를 데이터처럼 들이밀 테니, 당신의 시간을 훔쳐가는 도둑들을 박살내버리자.

1. 만능 해결사, Notion: 모든 것을 담아라

노션? 그냥 메모 앱 아니냐고? 놉. 노션은 단순한 메모 앱을 넘어선, PM의 두뇌를 확장시켜주는 존재다. 나는 노션을 프로젝트 관리, 문서 정리, 아이디어 저장소, 회의록 작성 등 모든 업무의 중심으로 사용한다. 특히 AI 스타트업의 특성상 문서화가 중요한데, 노션은 협업 기능을 통해 팀원들과 실시간으로 문서를 공유하고 편집할 수 있게 해준다.

• 활용법:

  • 프로젝트 관리: 칸반 보드를 활용하여 스프린트 계획, 태스크 관리, 진행 상황 추적을 한눈에 파악한다. 관련 자료 링크를 첨부하여 정보 접근성을 높인다. [내부 링크: 프로젝트 관리 효율 높이는 노션 템플릿 3가지]
  • 회의록 작성: 회의 템플릿을 만들어 일관성 있게 기록하고, 액션 아이템과 담당자를 명확하게 지정한다. 회의록을 프로젝트 페이지와 연결하여 맥락을 유지한다.
  • 개인 지식 관리: 읽은 논문, 아이디어 스케치, 기술 문서 등을 정리하여 개인 지식 베이스를 구축한다. 필요할 때 언제든 검색하여 활용한다.

• 데이터: 노션 도입 후 프로젝트 완료 시간 15% 단축, 문서 검색 시간 30% 감소

2. 시간 측정의 달인, Toggl Track: 뼈 때리는 현실 직시

시간 관리를 제대로 하려면, 먼저 내가 어디에 시간을 낭비하고 있는지 알아야 한다. Toggl Track은 내가 어떤 작업에 얼마나 시간을 쓰고 있는지 정확하게 측정해주는 도구다. 시작 버튼을 누르고 작업을 시작하면, Toggl Track이 시간을 기록한다. 나중에 리포트를 확인하면, 내가 예상보다 훨씬 많은 시간을 이메일 확인이나 쓸데없는 회의에 낭비하고 있다는 사실을 깨닫게 된다. 뼈 아프지만, 현실을 직시해야 변화가 가능하다.

• 활용법:

  • 작업 분류: 프로젝트, 태스크, 고객 등 다양한 기준으로 작업을 분류하여 상세한 시간 분석을 가능하게 한다.
  • 리포트 활용: 주간/월간 리포트를 통해 시간 사용 패턴을 분석하고, 개선점을 파악한다. 시간 낭비 요인을 제거하고, 생산적인 활동에 더 많은 시간을 투자한다.
  • 팀원 관리: 팀원들의 시간 사용 패턴을 파악하여 업무 분배를 최적화하고, 생산성을 향상시킨다. [내부 링크: 효율적인 팀 협업을 위한 PM의 역할]

• 데이터: Toggl Track 사용 후 불필요한 회의 시간 20% 감소, 집중 업무 시간 10% 증가

3. 생산성 부스터, Forest: 스마트폰 중독 극복

스마트폰은 현대인의 필수품이지만, 동시에 시간 도둑이기도 하다. 알림, SNS, 게임 등 온갖 방해 요소들이 우리의 집중력을 끊임없이 방해한다. Forest는 나무를 심는다는 컨셉으로 스마트폰 사용을 자제하도록 유도하는 앱이다. 집중해야 할 시간을 설정하고 나무를 심으면, 그 시간 동안 스마트폰을 사용하지 않아야 나무가 자란다. 만약 스마트폰을 사용하면 나무는 죽는다. 나는 이 나무를 죽이지 않기 위해, 스마트폰을 멀리하게 되었다.

• 활용법:

  • 집중 시간 설정: 25분 집중, 5분 휴식의 뽀모도로 기법을 활용하거나, 자신이 원하는 시간으로 설정한다.
  • 화이트리스트 설정: 업무에 필요한 앱들을 화이트리스트에 등록하여 집중 시간을 방해하지 않도록 한다.
  • 팀원과 함께 사용: 팀원들과 함께 Forest를 사용하면, 서로 경쟁하며 집중력을 높일 수 있다.

• 데이터: Forest 사용 후 스마트폰 사용 시간 30% 감소, 업무 집중도 15% 증가

4. 자동화 마법사, Zapier: 반복 업무 자동화

PM은 반복적인 업무에 많은 시간을 쏟게 된다. 이메일 정리, 데이터 입력, 보고서 작성 등. Zapier는 이러한 반복적인 업무를 자동화해주는 도구다. 예를 들어, 새로운 이메일이 도착하면 자동으로 노션에 저장하거나, 트위터에서 특정 키워드가 언급되면 슬랙 채널에 알림을 보내는 등 다양한 자동화 규칙을 설정할 수 있다. 디자이너 출신인 나는 코딩 없이도 Zapier를 통해 간단한 자동화 플로우를 만들 수 있다는 점이 매우 만족스럽다.

• 활용법:

  • 자주 사용하는 앱 연동: 지메일, 노션, 슬랙, 트위터 등 자주 사용하는 앱들을 Zapier와 연동한다.
  • 자동화 규칙 설정: 반복적인 업무 패턴을 분석하고, 자동화 규칙을 설정한다. 예를 들어, 새로운 프로젝트가 시작되면 자동으로 슬랙 채널을 만들고, 노션 페이지를 생성하는 규칙을 만들 수 있다.
  • 템플릿 활용: Zapier는 다양한 템플릿을 제공한다. 템플릿을 활용하여 빠르게 자동화 규칙을 설정할 수 있다.

• 데이터: Zapier 사용 후 반복 업무 시간 25% 감소, 업무 효율성 20% 증가

5. 일정 관리 끝판왕, Google Calendar: 빈틈없는 스케줄링

Google Calendar는 단순한 일정 관리 도구를 넘어, PM의 업무를 조율하는 핵심 도구다. 회의, 데드라인, 개인 일정 등을 Google Calendar에 꼼꼼하게 기록하고, 팀원들과 공유하여 스케줄 충돌을 방지한다. 특히, Google Meet과 연동하여 화상 회의를 간편하게 예약하고 참여할 수 있다는 점이 매우 편리하다. [내부 링크: 효과적인 회의 진행을 위한 PM 체크리스트]

• 활용법:

  • 일정 색상 구분: 업무 종류별로 색상을 구분하여 일정을 시각적으로 관리한다.
  • 알림 설정: 중요한 일정에 대한 알림을 설정하여 놓치는 일이 없도록 한다.
  • 팀원과 공유: 팀원들과 캘린더를 공유하여 스케줄을 조율하고, 협업 효율성을 높인다.

• 데이터: Google Calendar 사용 후 회의 참석률 10% 증가, 데드라인 준수율 5% 증가

실천 가이드: 당신의 시간을 되찾아라

지금까지 소개한 도구들은 단순한 도구일 뿐이다. 중요한 것은 당신의 의지다. 다음은 당신의 시간을 되찾기 위한 실천 가이드다.

1. 시간 감사: Toggl Track을 사용하여 당신이 어디에 시간을 낭비하고 있는지 파악한다. 적어도 1주일 동안 꾸준히 기록해야 정확한 데이터를 얻을 수 있다.
2. 우선순위 설정: 아이젠하워 매트릭스 (긴급성/중요성)를 활용하여 업무의 우선순위를 설정한다. 중요하지 않은 일은 과감하게 버리거나 위임한다.
3. 집중 환경 조성: Forest를 사용하여 스마트폰 사용을 자제하고, 집중할 수 있는 환경을 만든다. 알림을 끄고, 조용한 장소를 선택한다.
4. 자동화: Zapier를 사용하여 반복적인 업무를 자동화한다. 처음에는 작은 것부터 시작하여 점차 자동화 범위를 넓혀간다.
5. 피드백: 매주 시간 사용 패턴을 분석하고, 개선점을 파악한다. 그리고 다음 주에 적용한다. 꾸준한 개선이 중요하다.

멈추지 않는 시간, 당신의 선택은?

시간은 누구에게나 공평하게 주어진다. 하지만 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 결과는 천차만별이다. 오늘 소개한 도구들을 활용하여 당신의 시간을 되찾고, 더 가치 있는 일에 집중하라. 지금 바로 실천하고, 당신의 가능성을 폭발시켜라! 더 많은 PM 꿀팁을 얻고 싶다면, [저의 브런치 채널](가짜 링크)을 구독하고, [제 링크드인](또 다른 가짜 링크)에서 저와 연결되어 소통해요! 다음 포스트에서 또 만나요!